DELIBERAZIONE AIPA N. 42/2001
Regole
tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto
ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
- articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative
e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
L'AUTORITÀ
VISTO l'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le pubbliche amministrazioni
ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti,
i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza
e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la
conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto
ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali;
VISTO l'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli obblighi di conservazione
ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti,
ai fini sia amministrativi sia probatori, anche se realizzati su supporto
ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione;
VISTA la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la quale,
in attuazione dell'articolo 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993,
n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l'uso dei supporti ottici;
RITENUTO di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30 luglio
1998 con altra finalizzata a dettare regole tecniche che soddisfino le
esigenze connesse all'evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino
modalità semplificate ed uniformi per la conservazione e l'esibizione
dei documenti su supporto ottico,
DELIBERA
Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in sostituzione
della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno successivo alla
sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Art.
1 - Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di atti,
fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione
elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica
che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti
cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche,
microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri
magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che può essere
unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire
al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria
la conservazione, anche se in possesso di terzi;
d) documento digitale: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi,
filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari,
ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia
identificabile l'origine;
e) documento informatico: documento digitale sottoscritto con firma digitale
ai sensi dell'articolo 8 del Testo unico approvato con decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e del decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive modificazioni;
f) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione
di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali,
ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
g) memorizzazione: processo di trasposizione in formato digitale su un
qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di
documenti analogici o digitali, anche informatici;
h) archiviazione digitale: processo di memorizzazione, su un qualsiasi
idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente
identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale
processo di conservazione;
i) documento archiviato: documento digitale, anche informatico, sottoposto
al processo di archiviazione digitale;
l) conservazione digitale: processo effettuato con le modalità
di cui agli articoli 3 e 4;
m) documento conservato: documento sottoposto al processo di conservazione;
n) esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato
e di ottenerne copia;
o) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti
conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando
la loro rappresentazione digitale. Per tale processo non sono previste
particolari modalità;
p) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro,
modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale processo sono
previste le modalità descritte nell'articolo 3, comma 2, e nell'articolo
4, comma 4, della presente deliberazione;
q) riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora in
cui viene ultimato il processo di conservazione digitale, che viene associata
ad uno o più documenti digitali, anche informatici. L'operazione
di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate,
a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico
o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione
digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto
stesso;
r) pubblico ufficiale: il notaio, ad eccezione di quanto previsto dall'articolo
5, comma 4 e dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le
altre figure previste dall'articolo 18, comma 2, del Testo unico approvato
con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
ART.
2 - Obblighi di conservazione digitale
1. Gli obblighi di conservazione digitale dei documenti, previsti dalla
legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati,
sono soddisfatti a tutti gli effetti, fatto salvo quanto indicato dall'articolo
7, qualora il processo di conservazione venga effettuato con le modalità
di cui agli articoli 3 e 4.
2. I documenti digitali, anche informatici, possono essere archiviati
digitalmente prima di essere sottoposti al processo di conservazione.
Per l'archiviazione digitale non sussistono gli obblighi di cui alla presente
deliberazione.
ART.
3 - Conservazione di documenti digitali
1. Il processo di conservazione di documenti digitali, anche informatici,
avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione,
sull'insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale
da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti digitali conservati
avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con
l'apposizione sull'insieme dei documenti del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta
il corretto svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi documenti
informatici, è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per
attestare la conformità di quanto riversato al documento d'origine.
ART.
4 - Conservazione digitale di documenti analogici
1. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici avviene
mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti
ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti, del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione
che attesta così il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali
unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale
e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare
la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria
la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione digitale, fatto salvo quanto previsto al comma
4 dell'articolo 6 del Testo Unico di cui al decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici conservati
avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico. Il responsabile
della conservazione, al termine del riversamento, ne attesta il corretto
svolgimento con l'apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale sull'insieme dei documenti. Qualora il processo riguardi documenti
originali unici di cui al comma 2, è richiesta l'ulteriore apposizione
del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di quanto riversato al documento
d'origine.
ART.
5 - Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione
in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare,
della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei
supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità
che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione
di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative,
relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti
informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile
della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi
in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema
preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza
dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto
il suo interve nto, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse
necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione
del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario,
al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività
ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano
la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3. Il procedimento di conservazione digitale può essere affidato,
in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono
tenuti ad osservare le disposizioni contenute nella presente deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è
svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei
documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione
per quanto previsto dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi
2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della
stessa amministrazione.
Art.
6 - Obbligo di esibizione
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento
presso il sistema di conservazione digitale e disponibile, a richiesta,
su supporto cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo
fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di conservazione
digitale, deve esserne dichiarata la conformità da parte di un
pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione
è previsto il suo intervento.
Art.
7 Procedure operative
1. Ad ogni soggetto pubblico o privato che intenda avvalersi del processo
di conservazione digitale dei documenti è consentita l'adozione
di accorgimenti e procedure integrative, nel rispetto delle norme stabilite
nella presente deliberazione.
2. Le pubbliche amministrazioni comunicano preliminarmente all'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione le procedure integrative
che intendono adottare ai sensi del comma 1.
Art.
8 Altri supporti di memorizzazione
1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della disciplina dettata
dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445,
è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati,
ove non ostino altre motivazioni, di utilizzare, nel processo di conservazione
digitale, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali,
nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.
Art.
9 - Sistemi di conservazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n. 15 del 28 luglio
1994 e n. 24 del 30 luglio 1998 continuano ad applicarsi ai sistemi di
conservazione digitale già esistenti o in corso di acquisizione
al momento della pubblicazione della presente deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche indicate
al comma 1 possono essere riversati in un sistema di conservazione digitale
tenuto in conformità alle regole tecniche dettate con la presente
deliberazione.
Art.
10 - Revisione
1. Le disposizioni della presente deliberazione sono adeguate alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze tecnologiche e sulla base dell'esperienza
maturata, entro un anno dalla data di pubblicazione e successivamente
con cadenza biennale
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